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Ein gutes Beispiel, bei dem wir Prozesse, welche auf Excel basiert haben, in ein digitales Tool / App umgedacht und entwickelt haben, ist ein Wartungsverträge Management Tool für die Firma Georg Sapulowitsch GmbH aus Taunusstein. Als Experte für alles rund um das Thema Sonnenschutz betreut die Firma ihre Bestandskunden als Besitzer von zum Beispiel Markisen, Sonnensegeln oder Rollläden auch nach der einmaligen Montage. Dazu finden in regelmäßigen Abständen Wartungen statt. Früher wurden die Wartungen manuell über Zettel verwaltet, abgeheftet in Ordnern und in ein Excel Sheet übertragen. Dieser Geschäftsprozess war nicht sonderlich effizient und aus Sicht der Geschäftsleitung auch fehleranfällig.
Jetzt gibt es eine digitale Anwendung / App mit Zugang für alle Mitarbeiter in dem alle Bestandskunden mit dem jeweiligen Produkt gespeichert sind. Über ein Ampelsystem (rot, gelb, grün) werden automatisch die nächsten Wartungsintervalle der einzelnen Kunden sortiert und eine Erinnerungsfunktion informiert den Mitarbeiter, wenn es an der Zeit ist, den nächsten Termin mit dem Kunden abzustimmen. Für das Durchführen der Wartung kann über das Tool produktspezifisch eine Wartungscheckliste hochgeladen werden. Der Montage-Mitarbeiter muss sich lediglich mit seinen Zugangsdaten in das System einloggen und per Knopfdruck bekommt er pro Kunde die entsprechenden Checklisten als PDF ausgedruckt, ohne diese manuell in einem Ordner suchen zu müssen.
Ein Tool oder eine App von uns entwickelt, ist immer modular erweiterbar, sodass zunächst die Basis Workflows digital erfasst werden können, um dann spezifischere Erweiterungen einzubauen. So ist auch bei dem Tool der Firma Sapulowitsch bereits die nächste Ausbaustufe in Planung. Dabei soll eine Funktion mit digitaler Unterschrift integriert werden, wodurch Wartungsverträge vom Kunden vor Ort per Touchscreen unterschrieben und automatisch als Bestandskunde in das Tool übertragen werden. Die Auftragsbestätigung wird anschließend automatisch per E-Mail versandt.
